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药物研发实验原始记录审核要点更新日期 :2024-10-16    浏览次数 :

你是否有这样的疑惑 :项目都是真实做的为什么审核人员说存在真实性问题 ?答案是 :你的原始记录不够规范。例如记录中对某一实验结果未处理或未说明就进行下一相关实验 ,这属于逻辑问题(实际上实验人员是看完结果后才进行的下一实验 ,只是记录中未说明) 。

为什么要审核原始记录呢 ?原因是 :原始记录是申请人或其委托人进行了相应的研制工作的证据性文件 ,也是药品研究机构撰写药品申报资料的依据 。只有客观 、准确 、及时的记录整个药品研制的过程 ,真实地反映试验过程和结果 ,研究轨迹清楚 、可追溯 ,研究过程可重复 ,才能证明申报资料的真实性 ,准确性和可靠性 。

原始记录具有真实性、及时性 、准确性 、完整性、规范性 。审核原始资料时从原始记录着手 ,要求是记录中记载的都能找到出处和去处 。尤其是合成部门 、制剂部门 、分析部门相互配合的记录 ,一定是有先后顺序的 ,如合成部门制备的原料药需要分析检验结果出来且合格后 ,才能送制剂部门,很多问题都是出在不同部门间送检样以及粘贴实验结果的时间上 。

原始记录主要包括项目名称 、实验名称 、实验目的 、实验日期 、实验环境 、实验依据 、实验方案 、实验材料 、实验方法 、实验过程 、实验结果及分析 、实验人员签字 、复核人员签字等 。下面说一说原始记录核查的要点和常见问题 。

1.项目名称

一般为了保密用项目代号 。举例说明 :研究过程中代码随意变更,不同研究组 、委托研究等使用的代码不一致 。对于研究课题较多的研究单位 ,使用代号的应该有代号的管理制度及相应的文字记录 ,既能起到保密作用 ,也可以避免出现差错且可溯源 。

2.实验名称和目的

简写名称和目的 。

核查其与实验内容是否一致 。

3.实验日期和实验环境

按年月日顺序记录实验日期 ,记录实验环境。

核查实验日期和环境与实验室温湿度记录是否一致(尤其是对环境要求高的实验) 。举例说明 :因环境温度或者湿度不合格导致实验失败 ,如易吸水易潮解的试剂或样品应该放在指定的环境中保存或使用 。

4.实验依据

参考标准或者本品的质量标准草案 ,如中国药典2020年版某品种的含量测定方法 。写清楚依据来源 ,首次出现最好粘贴文献资料 。

举例说明 :只写了药典出处 ,未标明品种 。

5.实验方案

实验前要有方案 ,一般要求方案需由领导审核才能执行 ,方案应该包括文献调研分析及参考文献 、前期试验总结 、拟解决的问题 、初步的实验方法和步骤等 ,粘贴即可 。举例说明 :无实验方案 ,直接进行实验 ,导致出错率偏高 。

6.实验材料

实验材料包括仪器 、试剂 、对照品信息 、样品信息 、重要耗材(色谱柱)等 ,核查实验材料的资质 ,核对仪器使用记录 、试剂批号 、物料信息是否一致 ,重点是物料的来源 、批号 、含量/纯度 、到货时间 、效期等 。

举例说明 :实验材料书写信息不全 、仪器校验期过期未进行校验 、物料资质不齐 、物料的领用量和使用量有较大出路等 。

7.实验方法

实验方法包括制备方法 、色谱条件等实验参数 ,也可与实验方案合并 。

核查该方法与实验依据中的方法是否一致 。举例说明 :无实验方法或方法改变未标明 。

8.实验过程

实验过程包括流动相的配制 ,稀释剂的配制 ,供试品的配制 ,实验现象的记录 、测定法 、存储路径、实验数据的记录等 。

核查仪器使用记录 ,实验过程的逻辑顺序是否合理 。

举例说明 :天平的使用记录 ,要求用几次写几次 ;贮备液多次使用未标明储存条件 ;实验过程中样品放置条件和发生的现象未记录 ,如氧化破坏样品室温避光放置24h ,溶液由无色变黄色 ;未记录实验数据 ,如水分滴定未记录消耗卡尔费休的体积 ;用实验方法代替实验过程 ,未写明具体实验步骤等 。

9.实验结果

处理数据或图谱 ,保存电子版图谱和纸质版图谱 ,以数据或图谱为依据计算出实验数据(需要列出计算公式 ,并举例说明) ,粘贴数据并骑缝签名 ,根据实验结果给出结论或者结果分析 ,通过计算公式核查图谱和数据的一致性 。

举例说明 :无计算公式或者计算公式与数据表中的计算不一致 ,数据表粘贴不牢固 ,数据表未骑缝签名 ,没有明确的实验结论 ,热敏纸打印的实验数据直接粘贴等 。

10.实验人员 、复核人员签字

参与实验的所有人签字 ,最后复核人复核记录无误后签字 。

举例说明 :实验人员没有及时签名 。要加强复核工作 ,关注人员离职时原始记录和研究工作的交接 。

11.其他问题

修改问题 ,修改应符合要求 ,在错误处划一斜线 ,保证能看出原始内容 ,修改人签字 ,注明时间和原因 。

记录中不得有缺页 、多页 、不能有空白隔页 。

记录中整体是以时间顺序为基础的 ,不得有后页时间早于前页 。

不得使用散页等无受控的记录纸书写原始记录 。

药品注册研制现场核查是在药品研制工作结束后进行的 ,属于事后核查 ,对原始记录进行核查 ,即要求申请人提供相应的原始记录 ,证明其进行了相应的研制工作 。原始记录必须做到真正原始 ,一要能反映试验现场状态的全部信息 ,二要能够再现 ,具备重现性 。这就要求在研究过程中 ,应该在进行实验(实验 、观察 、调查或资料分析)的同时 ,第一时间将实验依据 、所有使用的仪器设备 、物料及其量 、实验操作步骤 、观察到的试验现象 、测定的数据 、结果记录在试验记录本上 ;对于可以保存电子图谱和电子数据的试验 ,要及时保存在数据工作站 ;对于一些热敏纸打印的实验数据及时复印保存 ;电子化原始记录应该保证是第一手记录 ,对于修改等应该有相应的记录和控制 。

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